Инструкции только у тех, кому они предназначены и сразу
Представьте порядок, который обеспечивает, чтобы новичок получил все свои инструкции вовремя: сообщить, заполнить, взять, проверить, организовать периодический контроль, в результате которого выяснится, что ознакомительных подписей нет. Сколько сотрудников и человекочасов? А если это филиальная сеть? если у вас текучка, а если вдруг перевод на другую должность? Простоделай всю эту работу заменяет установкой должности у сотрудника. Все. Он видит все, что нужно.