Что значит привести работу предприятия в бизнес-систему и развивать ее без хаоса
Описать процессы
Стандартизировать операции сотрудников
Обучить персонал
Быстро изменять бизнес-систему
Если руководитель осознал, что ему надоело "тушение пожаров", и хочется заниматься исключительно развитием предприятия, значит, все уже далеко зашло.
И он, либо вскоре построит бизнес-систему, либо навсегда утонет в оперативке
Оргструктура
Должности и подразделения, одни входят в состав других. Сотрудники занимают должность - одну или несколько
Бизнес-процессы
Из должностных задач состоит вся деятельность предприятия. Последовательности задач складываются процессы, из них состоят другие процессы
Стандарты операций
У Задачи всегда есть правильный порядок выполнения, иначе - брак, перерасход. Она становится стандартом и оформляется в инструкцию или СОП
Обучение и контроль
Чтобы Сотрудники выполняли задачи строго по стандарту, их необходимо обучать. А после обучения важно контролировать знания и правильность исполнения
Сложно? Вовсе нет! Давайте по порядку.
Начнем с бизнес-процессов.

В результате проведенной работы освободимся от дублей задач, перераспределим задачи рационально, увидим, что совсем никто не делает и добавим это в должностной функционал

Многие думают, что описывать процессы - это долго, дорого и мучительно

на платформе Простоделай описывать процессы просто

Есть, как минимум, два способа описания процессов
  • Профессиональный

    Проектируется бизнес-архитектура "сверху вниз", строго выдерживаются нотации. Долго, дорого, требует специального образования
  • Практичный

    После небольшого бесплатного обучения процессы описывают менеджеры, как есть и какие видят. Полная картина складывается в процессе работы
Монополии могут себе позволить "долго и дорого".
Те, чьи конкуренты не дремлют,
выбирают практичный способ
Примеры процессов
В зависимости от сферы бизнеса, состав и названия процессов меняются. Даже в одной сфере процессы могут выделены индивидуальные. Процессы состоят из последовательно выполняемых сотрудниками задач. Иногда внутри процесса группу задач можно объединить в подпроцесс.

Процесс - это последовательное выполнение действий, которое приводит к запланированному результату.

Отраслевые наборы процессов смотри по ссылке.
Чтобы создать процессы в Простоделай
просто заполните структуру папок
названиями своих процессов и задач
Или создайте схемы процессов, а структура папок сформируется сама
Папки с процессами и задачами
Создайте список процессов. Обычно, руководитель может назвать основные процессы.
того для начала достаточно.
Добавьте в процессы задачи - те, что вы знаете.
Теперь нужно составить список задач всех сотрудников. Их могут написать сами сотрудники или их руководители. Не надо бояться, что вы создадите систему с ошибками. Все ошибки можно легко исправить потом. Вы сами все увидите.
Возможно, вы заметите группы задач, которые стоит объединить в процессы. Они станут подпроцессами ранее созданных основных процессов или встанут в один ряд с основными.
Схемы процессов
Из списка процессов и задач в виде папок можно перейти в схему любого процесса. Задачи и подпроцессы уже будут в дорожках с исполнителями. Распределите их по схеме и соедините стрелками так, как вам удобно воспринимать схему.
Дорожки можно менять местами, стрелки удалять.
Процессы можно создавать прямо в этом конструкторе.
Не бойтесь ошибиться! Все легко исправить.
Посмотрите на схему, возможно, какие-то задачи совсем из другого процесса!
Моделируйте! Создавайте свою структуру!
Задачи в удобном списке
Список задач всех сотрудников есть в отдельном списке.
Столбцы в списке можно сортировать и фильтровать.
Например,
можно посмотреть все задачи, которые выполняет определенная должность или определенный сотрудник;
или, можно посмотреть, какие задачи не попали в процессы, это можно увидеть и в списке процессов;
можно увидеть дубли задач или отсутствие важных задач.
можно перераспределить задачи межу сотрудниками, освободив ценных сотрудников от рутины для более важной работы.


Начните создавать свою бизнес-систему в Простоделай прямо сейчас!
С оргструктурой дело обстоит еще проще!
Просто заполните структуру папок
названиями подразделений и должностей и внесите в заполните список сотрудников
Папки подразделений с должностями
Создайте список подразделений, отделов, департаментов, как у вас принято.
Внутри подразделений подчиненные подразделения и просто должности.
Установите руководителя подразделения - это всегда сотрудник, т.е. конкретный человек.
Должности, выполняющие одинаковую функцию, могут одновременно находиться в разных подразделениях.
Карточка сотрудника
Карточка сотрудника открывается при его создании.
Установите сотруднику должность.
Теперь все готово к автоматическому формированию оргструктуры.
Но карточка - это удобный инструмент хранения и просмотра информации о сотруднике.
Стаж работы в компании считается автоматически.
Интересы, семейное положение и много всего, что важно учитывать в вашей компании.
Почти как папка с Личным делом!
Схема оргструктуры
Схема создается автоматически! Любая! Даже самая громоздкая!
Можно выбирать для просмотра отдельные подразделения или отделы.
Из схемы можно просматривать карточки сотрудников.

Когда предприятие растет, очень важно иметь возможность увидеть его полностью или рассмотреть в деталях!
Теперь зафиксировано, кто и что делает на предприятии, но важно, как именно сотрудники выполняют операции
Начните создавать свою бизнес-систему в Простоделай прямо сейчас!
Как выполнять операцию
описывает стандарт - пошаговая инструкция
(для примера - небольшие фрагменты инструкций)
3
1
2
4
Для создания визуальных пошаговых инструкций
в платформу Простоделай
встроен специальный сервис
Нужно просто заполнять готовую структуру:
легко создавать - удобно пользоваться
Инструкции создают к задаче
Для одной и той же задачи может быть создано несколько инструкций, которые рассказывают, что как именно нудно выполнять задачу в конкретном случае.
Инструкции всегда линейны, никаких блок-схем внутри одной операции.
Человек не робот, зная, как поступать в разных ситуациях, понимая критерии выбора, он сам выберет правильный способ
Подробнее
Названия шагов-указания на действия
Шаги инструкции являются стандартом последовательного выполнения задачи. Необходимо ввести четкие указания без описания в поле для названий шагов.
Подробнее
Изображения для понимания
В специальное поле загружают изображения: фото, скриншоты, рисунки.
Важно добавлять не просто изображения из интернета, а именно фото того, что относится к этой операции.
ВАЖНО! при изменении объектов изображения фото легко заменить в шаге!
Подробнее
Описания для конкретизации
В описание можно добавить всю необходимую поясняющую информацию. Не рекомендуется писать много, потому что сотрудник быстрее и охотнее ознакомится с инструкцией, в которой мало текста.
Можно выделять важные слова при необходимости, добавлять списки, цитаты и другое.
Подробнее
Интерактивные ссылки
Иногда в инструкции необходимо организовать возможность перехода на страницы с важным контентом в сети интернет. В этом случае, можно добавить интерактивную ссылку. Очень востребовано размещение ссылок на другие инструкции.
Подробнее
Ключевые моменты
Технология обучения на производстве TWI рекомендует дополнять стандарты работы ключевыми моментами.
Специальная функция позволяет добавлять на изображение интерактивные ключевые моменты, привлекая внимание сотрудника
Подробнее
Инструментарий
Прикрепите инструменты, документы, программное обеспечение и другой инструментарий из базы знаний, который сотрудник использует в работе.
Это позволит впоследствии формировать отчеты по сотрудникам, по рабочим местам, по инструментарию.
Подробнее
Изменения инструкций
Сервис по созданию инструкций позволяет мгновенно вносить любые изменения: менять местами шаги, вставлять новые между уже существующими, удалять шаги, заменять изображения, текст и ключевые моменты.
Инструкции создаются не навсегда, они меняются вместе с развитием предприятия!
Подробнее
Предварительный просмотр
Находясь в режиме создания или редактирования инструкции, можно воспользоваться возможностью посмотреть, как увидит ее сотрудник. Предусмотрено 3 варианта просмотри=а инструкции сотрудником.
Кстати ,все созданные инструкции автоматически попадают в личный кабинет, распределяясь по должностным задачам.
Подробнее
Начните создавать свою бизнес-систему в Простоделай прямо сейчас!