Папки подразделений с должностями
Создайте список подразделений, отделов, департаментов, как у вас принято.
Внутри подразделений подчиненные подразделения и просто должности.
Установите руководителя подразделения - это всегда сотрудник, т.е. конкретный человек.
Должности, выполняющие одинаковую функцию, могут одновременно находиться в разных подразделениях.